Sistema de Descripción Archivística para el Archivo de La Paz
Resumen
Los Sistemas de Archivos son uno de los pilares más importantes dentro de toda
sociedad ya que constituyen la memoria de la sociedad producto del ejercicio de las
funciones de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquier época y en
cualquier soporte, por tanto son consideradas un patrimonio invaluable para el servicio
público. Por otro lado en los últimos tiempos los sistemas de información en el ámbito de
los archivos proporcionan ventajas indiscutibles para la gestión administrativa, la
descripción y el control de préstamos y consultas, para el tratamiento y recuperación de la
información, difundiendo los fondos y, en definitiva, para aumentar la eficacia y efectividad de los servicios de un Archivo.
En este sentido el presente proyecto de grado denominado “Sistema de Descripción
Archivística” realizado en el Archivo de La Paz fue realizado con la finalidad de brindar un valor adicional al trabajo realizado día a día por el personal archivista en cuanto se refiere
a la Descripción documental utilizando como base la Norma Internacional de Descripción
Archivística - ISAD(G) que es un estándar utilizado a nivel internacional además de los
instrumentos descriptivos con los cuales se describen caracteres internos y externos de
los documentos y cuya finalidad se centra en la accesibilidad del patrimonio documental
resguardado por el Archivo y brindar un mejor servicio de la documentación para distintos
fines como la investigación utilizando la documentación como fuentes primarias ó para
distintas situaciones de la ciudadanía en general para la realización de un trámite
determinado. Además de la descripción se abarcó también el aspecto del control del
servicio de la documentación que es un aspecto muy importante que se realiza a través
de las descripciones que se tengan sobre todo en los instrumentos descriptivos.
Para el desarrollo del proyecto se utilizó la metodología ágil SCRUM que propone un
modelo de proceso incremental basado en iteraciones y revisiones, de manera particular el sistema se desarrollo en tres iteraciones con los cuales se abordo cuatro módulos como son el de Administración, Descripción documental, Control de la documentación y Consulta de Documentos para finalmente abarcar aspectos relacionados con la calidad y seguridad del sistema considerando la relación que existe hoy en día entre los Sistemas de Información y los Sistemas de Archivo.