Implementación de archivo digital en la Agencia Despachante de Aduanas ASIMEX SRL

Abstract

Uno de los problemas que afecta la agencia despachante de aduanas ASIMEX S.R.L. es el manejo inadecuado archivístico por ser una empresa de poca trayectoria, pero con crecimiento en el mercado laboral. La experiencia que tiene en asesoramiento en comercio exterior y es una de las fortalezas y que promete crecimiento. El rol que cumple el tratamiento archivístico dentro del ámbito administrativo y organizacional en las empresas, influye directamente en el óptimo desarrollo de las actividades que allí se desempeñan. El archivo, como fuente primordial de la información, es la unidad administrativa más importante en las instituciones públicas y privadas de cualquier país o nación, se encuentra enmarcado dentro de un proceso histórico, que nos permite tener conocimiento de nuestro pasado, entender nuestro presente y proveer el futuro, es por ello que los archivos siempre han tenido importancia a lo largo de los años. Sin embargo, el manejo documental en las empresas privadas ha presentado una problemática desde sus inicios de apertura como empresas comerciales y de servicio a no tener conocimiento de la importancia de todos los documentos las personas naturales van manejando empíricamente la administración de sus negocios, lo cual ha desencadenado en graves consecuencias posteriores pagando multas, contravenciones, etc. A causa de la perdida de información documental y otros. El acceso documental, se enfrenta constantemente a un problema, como es la identificación, valoración y selección de importantes cantidades documentales. Esto dio paso al nacimiento de la Gestión Documental, comenzando con el reconocimiento de la Archivística como una ciencia. Ciencia ¿por qué? - Según se determina en el congreso de Londres de 1980, se trata de una “ciencia en formación”. Se considera ciencia por las características: a) Posee un objeto. b) Posee un método, compuesto por un conjunto de principios teóricos y procedimientos prácticos. c) Posee una finalidad la de hacer recuperable la información documental para su uso. La presente monografía contiene una propuesta, para la organización documental y la implementación de archivo digital de la agencia despachante de aduana ASIMEX SRL. con el objeto de optimizar el manejo de la misma y tener la información a mano en cualquier momento. Una empresa bien organizada administrativamente, debe contar no solo con un archivo de gestión adecuado, sino también con un archivo central, que permita regular las normativas en las que se deberá proceder a realizar la transferencia de la documentación a la Aduna Nacional de Bolivia. Por momentos entender el manejo del archivo o gestión documental tiende a ser una tarea un tanto compleja, debido a los conceptos que se manejan al ejecutar los procesos de administración de la información.