Sistema de gestión documental y expedientes electrónicos para el asesoramiento en seguros de los ejecutivos de cuentas de Universal Brokers S.A.

Abstract

El presente documento es la memoria de una experiencia laboral desarrollada en la empresa asesora y corredora de seguros Universal Brokers S.A. ubicada en la ciudad de La Paz. Para la memoria laboral se aplica la metodología de sistematización de experiencias, haciendo una lectura ordenada de eventos ocurridos, evaluando y teorizando con el tema de gestión documental en la práctica profesional, que se tuvo que encarar frente al problema de formación y acceso a expedientes de clientes en formato electrónico para el asesoramiento en seguros. Asimismo, en el trabajo se hace una revisión y compilación de documentos normativos legales y teóricos que sustentaron el desempeño laboral. La experiencia que se relata tiene un proceso de tres momentos, en primer lugar se realiza el fortalecimiento de la Ventanilla Única (punto de ingreso y salida de documentos), en segundo lugar se normaliza el uso de las herramientas: Hoja de Ruta y Sistema de Trámites (software) mediante la elaboración de documentos normativos como manual y reglamento con los que se establecen lineamientos para la formación de los expedientes electrónicos con el apoyo de la herramienta informática de gestión documental, finalmente se generan los documentos electrónicos validados con firma digital que sin dificultad va incorporándose al Sistema de Trámites (software), consolidándose éste como el repositorio institucional, una fuente de información con cinco años de contenido documental que apoya al personal de la empresa a realizar sus funciones de asesoramiento a sus clientes, atención de proveedores y fiscalizadores posibilitando el acceso a un archivo electrónico, de esta manera se resuelve la situación problemática que dio inicio al trabajo que se presenta.