Diseño del Manual de Procedimientos para la Dirección General de Régimen Consular del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto

Abstract

El manual de Procesos y Procedimientos es un instrumento utilizado por la entidades públicas, como la Dirección General de Régimen Consular (D.G.R.C.) para lograr un desarrollo y organización eficiente en sus actividades. El objetivo general del trabajo fue diseñar un Manual de Procedimientos para la D.G.R.C. mediante la descripción de pasos y operaciones. Los objetivos específicos fueron: realizar un diagnóstico, determinar detalladamente las tareas que se ejecutan en la D.G.R.C. establecer en detalle las tareas que ejecutan los funcionarios consulares en el exterior y elaborar una estrategia de implantación. El diagnóstico de situación de la D.G.R.C. se elaboró mediante el método deductivo, e investigaciones de campo, descriptiva y documental. Las entrevistas establecieron que funcionarios con mayor tiempo de permanencia se desenvuelven mejor al momento de informar a los usuarios, contribuyendo medianamente a los objetivos de la D.G.R.C. debido a la falta de coordinación con instituciones externas y escasos recursos financieros. La D.G.R.C. y los Consulados Bolivianos en el exterior no cuentan con un Manual de Procedimientos. Existe un manual de funciones (desactualizado) que da a conocer tareas, pero no establece cómo deben realizar éstas. Tomando en cuenta los parámetros medición: tiempo de espera, oportunidad, exactitud, transparencia y trato en la prestación de servicios por parte de los funcionarios, establecidos en las encuestas. Se determinó que las necesidades del usuario se satisfacen en un 80% pero la atención mejoraría con la instalación de una línea gratuita e información vía internet. La observación confirmó los datos obtenidos en las entrevistas y encuestas. El manual elaborado se divide en dos partes: Manual de Procedimientos de la D.G.R.C. incluye las tareas que cumplen los funcionarios dentro de la Dirección. Manual de Procedimientos Consulares. contiene las tareas que cumplen los funcionarios consulares en el exterior. Este manual eliminaría las tareas ineficientes y sin valor, optimizando las actividades, el tiempo y el desempeño de los funcionarios. Recomendándose su implantación y difusión. También se deberán revisar y actualizar periódicamente los manuales de funciones y procedimiento.