Diagnóstico y propuesta de mejora en archivo y correspondencia, en los ámbitos de control y organización : Caso, Caja Bancaria Estatal de Salud

Abstract

El trabajo realizado en la Caja Bancaria Estatal de Salud evidenció que la institución carece de instrumentos administrativos y normativos para el manejo adecuado de la correspondencia y archivo, que deriva en la administración empírica de la misma, como consecuencia genera desorganización, dificultad en el acceso a documentos institucionales y pérdida de los mismos como también otros problemas. El marco legal se realizó con el propósito de respaldar el documento consultado la ley SAFCO, Ley 2341 de procedimiento administrativo y otros. El diagnóstico institucioal se realizó utilizando los métodos deductivo, el tipo de investigación analítica descriptiva, las técnicas de investigación como la observación, indagación, entrevista, encuesta, utilizando como herramienta el cuestionario que se aplico al personal involucrado con el manejo y archivo de la correspondencia. Después de analizar el diagnóstico elaborado con base en los datos recolectados, se pudo evidenciar que la Caja Bancaria Estatal de Salud tiene la necesidad de mejorar el manejo en archivo y correspondencia en los ámbitos de control y organización. Para tal efecto la propuesta se basa en la elaboración de reglamentos, manuales de procesos y procedimientos, asimismo fundamentar la necesidad encontrada de crear una unidad de archivo general con la finalidad de mejorar las actividades que realizará el personal de archivo y correspondencia para tener una obuena organización y control de la documentación en la Institución y prestar un buen servicio.