Gestión documental en el Fondo de Desarrollo del Sistema Financiero y de Apoyo al Sector Productivo FONDESIF
Resumen
FONDESIF, Fondo de Desarrollo del Sistema Financiero y de Apoyo al Sector Productivo es una institución que se encarga de la administración de los recursos del Estado. Sus principales funciones son el Apoyo Financiero para el incremento de Cartera, la Asistencia Técnica y el Apoyo al desarrollo sectorial y social, otorgando créditos y servicios financieros a entidades bancarias, entidades no bancarias, organizaciones no gubernamentales, mutuales, asociaciones y cooperativas.
Esta institución desempeña funciones importantes en el ámbito microfinanciero del país, por lo cual debe contar con una gestión documental adecuada a las nuevas exigencias institucionales y los propios desafíos actuales en cuanto a la solidez y transparencia. Sin embargo, luego de un diagnóstico realizado se ha podido detectar una serie de dificultades dentro del manejo de su documentación, lo que se ha visto traducido en distintos problemas dentro del flujo documental, entorpeciendo sus labores administrativas. Es por eso que se ha planteado la necesidad de presentar una propuesta que responda al objetivo de contribuir a mejorar la gestión documental, implementando nuevos instrumentos, herramientas y procedimientos que permitan controlar y guiar la gestión del flujo de documentos de manera adecuada y accesible para apoyar los trámites de los procesos administrativos y preservar la integridad de los documentos que genera y recibe la institución.
Tomando en cuenta este objetivo, es que se ha desarrollado el Proyecto de Gestión Documental para la Institución. Este proyecto consta de cuatro capítulos.
En el primer capítulo que titula Generalidades, se justifica la razón del proyecto y se dan los lineamientos metodológicos. Acá se detecta la problemática generada en cuanto a la administración documental, en ese sentido, también se especifica la metodología y los métodos utilizados para llegar a ese resultado. La metodología consiste en el análisis, la observación permanente, la inducción y la deducción en cuanto al problema “gestión documental”. Los métodos utilizados son los de referencia de información, en base al el registro de opiniones y la orientación referencial bibliográfica, hemerográfica y digital especializada.
En el segundo capítulo se introduce a la temática archivística abordando el Marco Teórico. En este apartado se especifican distintos conceptos propios de la materia y de la administración, citados desde las acepciones de distintos teóricos. Se abordan un total de 27 conceptos implicados directamente en el proceso de gestión documental.
En el tercer capítulo que titula Marco Institucional y de Diagnóstico se realiza la descripción y el análisis del FONDESIF y su sistema de archivo. Acá se encuentra su normativa: las leyes y los decretos que lo amparan y que establecen sus funciones, así como su organización interna. En este capítulo se realiza el diagnóstico al sistema archivístico, describiendo sus fondos documentales así como la tipología y la estadística de los documentos generados y recibidos.
Finalmente, en el cuarto capítulo, Creación e Implementación del Sistema de Gestión Documental se establece, como su nombre lo indica, la implementación del proyecto en cuestión. En ese sentido se propone la presentación de un Manual de Correspondencia, un Reglamento Específico de Generación de Documentos y un Reglamento de Préstamo de Documentos, los cuales son desarrollados acorde a las necesidades de la Institución. En este capítulo también se detalla el plan de acción a ejecutarse, con su respectivo cronograma y evaluación, así como los aspectos jurídicos y financieros