Implantación del Sistema de Gestión Documental Electrónico : Labor Consultores & Asociados

Abstract

El presente trabajo responde al desarrollo de la temática gestión documental como línea de investigación dividida por etapas consecutivas que demostraron resultados sobre la valoración de este proceso en la Institución. Las oportunidades de la gestión documental para LABOR son múltiples, la principal sin duda es la optimización y organización de los documentos y así aligerar la estructura de costes, permitiendo una mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo así una mejoría del alojamiento de sus recursos y de los servicios ofrecidos. Se tuvo como objetivo implantar un modelo de Gestión Documental que satisfaga los requerimientos de la empresa, esta fase comenzó con un análisis general de la situación actual de los documentos que tiene la organización, con la finalidad de diseñar el archivo de gestión para garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas. La organización objeto de estudio carece de un sistema de gestión de documentos, como parte de investigaciones precedentes se realizó el análisis de un sistema que podría ser implementado, denominado Gest Documental 1.0. La implantación de este programa nos permitió dar la solución al problema que aquejaba a LABOR y llevar toda la gestión documental de la empresa sin necesidad de tener miles de archivos en papel y ofrece la rapidez que necesitamos para encontrar toda la información que buscamos. Se concluyó con la presentación de los resultados del sistema propuesto, que permitió validar la calidad del mismo, así como las mejoras que trajo consigo después de su implantación.