Digitalización del fondo documental del Archivo Central Contable de la División de Documentos y Archivo de la Universidad Mayor de San Andres

Abstract

El proyecto toma como modelo y referencia al Archivo Central Contable de la División de Documentos y Archivo de la Universidad de San Andrés, el cual resguarda y administra documentos contables. Para conocer el estado actual del Archivo se realizó un diagnóstico adecuado y se pudo observar que existen deficiencias en el Archivo Central Contable, de las cuales se pueden mencionar, la aglomeración de documentos, perdidas de documentos y control del préstamo de documentos contables por parte del Archivo Central Contable, esto causa que exista un control y administración inadecuado de documentos, además que el servicio de préstamos de documentos esa ineficiente. Tomando en cuenta el resultado del diagnóstico realizado al Archivo Central Contable se pudo determinar que requiere una metodología de digitalización la cual contempla objetivos con relación el archivo, la cual trata de digitalizar documentos contables para poder tener un acceso adecuado a los documentos, pero además para preservar y conservar el fondo documental. Considerando la información obtenida sobre el Archivo Central Contable se llegó a la decisión de contemplar una metodología de digitalización que abarque todas las necesidades del Archivo, como el control, búsqueda y resguardo de documentos contables, para tener una administración adecuada, también para prevenir el desgaste y perdidas de los documentos además tener un servicio eficaz en el Archivo Central Contable.