Creación e institucionalización del archivo central de la Corporación de Seguro Social Militar “COSSMIL”

Abstract

El presente trabajo viene a ser el proyecto de creación de un Archivo Central para la Corporación de Seguro Social Militar (COSSMIL entidad pública descentralizada dependiente del Ministerio de Defensa del Estado), que tiene como alcance integrar un sistema de gestión documental entre las cinco gerencias al interior de esta organización, el proyecto aportará proveyendo en la praxis un mejor control de su material documental, el cual se encuentra al momento atiborrado y disperso entre las diferentes gerencias que la conforman; sin políticas que puedan fortalecer la tarea archivística para su administración. Aunque la institución al momento cuenta con un lugar que se denomina “Archivo General Central”, la misma termina siendo simplemente un depósito que almacena documentación sin el control administrativo debido y efectivo, dicho de otro modo, sin el personal capacitado para su organización y mucho menos la conservación del fondo documental, que lentamente se va desgastando, entre el polvo, plagas y microorganismos, además de la humedad que existe en algunos de los ambientes ( más aún en época de lluvias). Es por tal razón que la creación de un Archivo Central formalmente institucionalizado en la estructura orgánica de la Corporación, integrara procedimientos profesionales en manejo documental, que a la vez constituya un sistema de gestión documental, se ve de lo más prioritario al momento. Ya que esta nueva unidad en su organización coordinará con la apropiada administración técnica, las cinco gerencias clasificándola en secciones, subsecciones, series para luego ser conservada y transferida, al Archivo Central conforme el ciclo vital del documento, incorporando un sistema manual y digital del manejo documental resguardando así su memoria institucional.