Administración y gestión de la información y documentación en la AFP BBVA Previsión S.A.

Abstract

Uno de los objetivos más importantes de un servicio de información y documentación es el de analizar, diseñar y desarrollar sistemas, métodos, instrumentos y técnicas de tratamiento, almacenamiento, recuperacióny difusión de la información. Esta memoria laboral se basa en la necesidad de establecer un marco metodológico que permita ver la aplicación de la administración y gestión documental de la información que se genera a lo largo de un proceso. Esta gestión debió ser sistemática y susceptible de automatización, basarse en principios derivados de la administración y la ciencia de la documentación, y debe permitir potenciar el trabajo corporativo y dar a conocer la adopción de nuevas tecnologías de la información. De esta manera se inicia el proyecto de estudio para el Departamento de Archivo Central de BBVA Previsión AFP, cuyo propósito es el explorar y describir las condiciones administrativas, de gestión y tecnológicas de esta unidad dentro de la organización. Para el efecto se exponen las características del proceso administrativo básico y de un sistema de información que se diseñó (en una fase experimental) con el objetivo de dar alternativas de solución considerando la situación del momento. Como investigación de campo en su primera fase incluye el análisis situacional, la observación y exploración in situ, más la recopilación y sistematización de datos obtenidos del estado en origen. Como desarrollo experimental es una consecuencia de las exigencias del medio y los entes gestores y fiscalizadores. El apoyo logístico, desarrollo tecnológico y administrativo de AFP se convierten en aspectos estratégicos y componentes fundamentales para lograr actualmente que esta unidad institucional y la empresa en su conjunto cuenten pese a las limitaciones del entorno, la investidura que ahora ha logrado por su conocimiento integral y científico de la realidad archivística y por su capacidad de análisis de esta realidad en la cual actualmente se desenvuelven distintas organizaciones.