Creacion del sistema digitalizado de correspondencia del Servicio de Asistencia Técnica - SAT
Resumen
Los objetivos de este proyecto se enmarca en contar con un sistema de correspondencia digitalizada para el mejoramiento y agilización del registro y control sistemático de toda la documentación, en cualquier instancia en la que ésta se encuentre dentro de las unidades administrativas de la entidad. para el desarrollo del Plan de Acción primeramente se comenzó por el diagnóstico del flujo documental actual, con el fin de ubicar las falencias de los diferentes procedimientos en el uso de la correspondencia. como parte central e importante del proyecto se encuentra el Manual de Control de Correspondencia en el cual se propone poner en funcionamiento un área específica para el control de ingreso y despacho de correspondencia, posteriormente se encuentra los diseños de los flujogramas de procedimientos para: el ingreso, el seguimiento y el despacho de correspondencia, cada uno con su representación gráfica y la descripción literal detallada de cada uno de los procedimientos que se deben seguir; asímismo, se explica la estructura y uso de cada uno de los instrumentos de trabajo como son la Hoja de Ruta, Libro de Registro de Ingreso y Seguimiento de Correspondencia y otros. Finalmente se indica quiénes deben manejar el registro de correspondencia para su distribución así como las funciones específicas de cada funcionario que trabajará en esta área, calculándose un tiempo de 5 meses para la ejecución del proyecto.