Diseño de un sistema de control y monitoreo para disminuir reprocesos en el Servicio Departamental de Educación La Paz

Abstract

El presente proyecto referido al diseño de un sistema de control y monitoreo para reducir reprocesos en la emisión de Diplomas de Bachiller en Humanidades en la Dirección Departamental de Educación La Paz, emplea herramientas del talento humano, control de calidad, ingeniería de sistemas e ingeniería del software, se optimizó los procesos mediante la implementación de herramientas de verificación y validación de documentación, manuales de procedimientos, registros de control y diagramas de flujo para las Direcciones Distritales y Centros Educativos. La metodología utilizada es el estudio de trabajo, incluye el desarrollo de un software específico en Microsoft Visual Studio Code 2019 y MySQL, que genera indicadores de monitoreo y control en tiempo real. Este enfoque busca mejorar la eficiencia del proceso de emisión de Diplomas de Bachiller, reduciendo el tiempo de ciclo de 264 días a 221 días, lo que representa una optimización significativa en términos de tiempo y recursos. Los resultados obtenidos con la implementación del sistema incluyen la reducción del número de reprocesos en la revisión, verificación y validación de documentación, lo que incrementa la productividad y mejora el control interno de la Dirección Departamental de Educación, así como en las Direcciones Distritales y Centros de Educación Alternativa. Además, se ha establecido un marco de responsabilidad claro para cada actor involucrado en el proceso. El proyecto también destaca la importancia de la automatización de la información, que permite el acceso a datos históricos valiosos para la elaboración de informes anuales y análisis del desarrollo operativo. La relación Beneficio/Costo obtenida es de 1,63, lo que indica que los ingresos generados por el proyecto superan los costos, asegurando una ganancia de 0,63 unidades por cada unidad invertida. Este resultado refuerza la viabilidad económica del proyecto, subrayando su potencial impacto positivo en la eficiencia del sistema educativo a nivel departamental.