Sistema web de gestión y control de información administrativa de kárdex, caso: Carrera de Contaduría Pública, Universidad Mayor de San Andrés

Abstract

El presente proyecto de grado titulado “Sistema web de gestión y control de información administrativa de Kardex” ha sido desarrollado para la unidad de Kardex de la Carrera de Contaduría pública de la UMSA, institución académica que alberga a un gran número de estudiantes, que por consiguiente atiende muchas consultas por parte de los estudiantes, lo que llevó a la institución a determinar una serie de problemas. Los diferentes problemas que se presentaron en la unidad de Kardex, radicaban primeramente en el complejo y moroso, control y seguimiento de expedientes de sus estudiantes antiguos y el acceso a los documentos almacenados en archivos físicos, de igual forma el dificultoso proceso de realizar registros de correspondencia ya que solo se contaba con un único usuario responsable de los recursos haciendo ineficiente el tiempo de respuesta de este. El presente proyecto presenta solución a estos problemas principales de la Carrera de Contaduría Pública, comenzando por la digitalización y almacenamiento de los documentos de los estudiantes antiguos, siguiendo el orden que establece Kardex, reflejando el control mediante registros de almacenamiento. El Sistema web de gestión y control de información administrativa de Kardex, es un proyecto que tiene por primer objetivo llevar un control riguroso de la documentación y manejo de archivos de los estudiantes antiguos de la carrera de Contaduría Pública que fueron registrados antes de implementarse el sistema SIA (Sistemas de seguimiento académico), gestión 2020 Este nuevo sistema garantiza el resguardo y custodia de los expedientes los estudiantes, así como la confidencialidad de los documentos contenidos en él. Como segundo objetivo el proyecto propone llevar control de la correspondencia del Kardex propio, ya que la institución se apoya con el sistema “Ayni” (sistema de correspondencia) pero este solo cuenta con un solo usuario por carrera limitando su acceso, por lo que con determinadas especificaciones se creó el subsistema de correspondencia de Kardex garantizando un óptimo, seguro y eficaz manejo de la correspondencia de esta unidad. Finalmente, al realizar una encuesta para evaluar la usabilidad del sistema se halló una aceptación del 90,125% lo cual denota que los objetivos se cumplieron satisfactoriamente.