Diseño, Implantación e Implementacion de la Unidad de Auditoria Interna en las Empresas Privadas Comerciales como un Instrumento de Control Preventivo.

Abstract

El vocablo de “auditoría” deriva etimológicamente del latín “audire”, oir, asimilado al español luego de su difusión en inglés. La función de auditar es muy antigua en la historia de la humanidad. El primer origen de esta profesión está en la civilización sumeria, pueblo muy antiguo de Babilonia, que vivió 2600 años antes de Cristo. Los escribas preparaban listas sintéticas de las transacciones, que posteriormente eran controladas con las listas originales. Dichas evidencias fueron descubiertas por los arqueólogos reflejándose en puntos, tildes, círculos. Se puede llegar a deducir que es el comienzo del control interno, ya que hay separación de funciones o tareas y confrontaciones sistemáticas. Prácticas similares surgen de los registros egipcios, persas y hebreos. A los griegos y romanos les preocupaba la auditoría de finanzas públicas o de los fondos del erario. Los griegos preferían que los auditores fueran personas esclavas, ya que las conclusiones de estos, bajo pena de tortura, eran más fidedignas que las que expresaban los hombres bajo juramento. A comienzo del siglo trece, en la ciudad de Pisa (Italia) se contaba con un revisor oficial. En Gran Bretaña, el Tesorero (que llevaba su propio libro) era controlado por el Secretario de la Cancillería y un representante del Rey. Existe una referencia concreta sobre el vocablo auditor en el año 1285, cuando el Rey Eduardo I ordena que los auditores acusaran a los defraudadores, conduciéndolos a la prisión más próxima. En el año 1310 se creó el Congreso Londinense, que era una asociación profesional que realizaba auditorías. Cristóbal Colón en 1492 fue acompañado en su viaje hacia el nuevo mundo por un auditor representante de la reina Isabel. UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA UNIDAD DE POSTGRADO 6 En Italia, en la ciudad de Venecia, se creó en el año 1851 el “Collegio del Raxonati”, institución de revisores oficiales. En Francia, en el año 1640, existía el Tribunal de Cuentas de París, que examinaba las cuentas oficiales. En la segunda mitad del siglo XVIII se produce la Revolución Industrial y se inicia un proceso de cambio en el funcionamiento interno de las empresas, las organizaciones, la información contable y el control de gestión. - Origen de la auditoría externa Surge frente a la imperiosa necesidad de una certificación independiente y objetiva de las cuentas de una persona o empresa cuando se necesitaban para seguir operando fondos provenientes de terceros. Con la invención de la locomotora y el desarrollo de los ferrocarriles en Inglaterra se difundió la certificación contable. Hasta 1929 la verificación era voluntaria, realizándose la revisión obligatoria con las leyes mercantiles (1929 y 1948). En Alemania, a partir de 1931, se estableció la obligatoriedad del examen contable de las sociedades anónimas y en comandita por acciones. En Estados Unidos de Norteamérica, como consecuencia de la crisis del año 1929, se exigió que las empresas que cotizaran sus acciones en la Bolsa de Valores realizaran la certificación de sus balances. UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA UNIDAD DE POSTGRADO 7 - Origen de la auditoría interna Luego de la depresión, el proceso de la auditoría que realizaban los auditores revisores cada vez era más extenso, por lo que debieron recurrir a la realización de auditorías intermedias. La extensión de los trabajos obligó a implementar un sistema de control interno que inspirara confianza a los auditores para que estos pudieran apoyarse en él, limitándose al estudio selectivo de las partidas. Desde entonces los objetivos de la función son dos: la auditoría del balance, para obtener un resultado más seguro, y una auditoría permanente sobre la gestión de la empresa. En un principio el objetivo era la contabilidad ya que esta, al ser realizada en forma manual, reflejaba muchos errores. Cuando aparecieron medios mecánicos de registración, el auditor interno comenzó a trabajar en otro tipo de comprobaciones, especialmente controles de caja, haberes y existencias. La auditoría interna, como profesión específica, definida e independiente, no emergió hasta el año 1941, cuando se crea The Institute of Internal Auditors, en los Estados Unidos de Norteamérica. Este instituto ha regulado la profesión de auditor interno. Posteriormente, el auditor interno salió de los registros contables e ingresó en la faz actual. - Últimos desarrollos La reseña anterior nos muestra que la auditoría interna, en una primera etapa, era identificada básicamente como una función de cumplimiento dentro de las compañías. UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA UNIDAD DE POSTGRADO 8 El auditor externo tenía como objetivo verificar la exactitud de la información financiera de una empresa ante diversos usuarios externos, como ser inversores, bancos, acreedores o el Estado, mientras que el auditor interno estaba centrado en los intereses de los propietarios y directores de las organizaciones. Por ello, verificaba no solo el cumplimiento de la normativa externa sino también la interna, así como también protegía los activos de las compañías ante diferentes riesgos, sobre todo el fraude. El mundo en el que opera la auditoría interna está en un permanente cambio. Las empresas pasaron de verse enfrentadas a una demanda de productos y servicios, superior a los ofrecidos por las mismas, a una oferta que superaba la demanda. Los procesos informáticos llegaron a las compañías, así como la competencia global. Asimismo, cada vez más tienen mayor importancia los activos intangibles y la gestión del conocimiento. Por ello, no alcanza con proteger los activos clásicos de una empresa, hay que proteger la cartera de sus clientes, las bases de datos, los conocimientos y la experiencia de su personal, la calidad de los productos y servicios. Hay que ser competitivo y la auditoría interna debe celar por ello. Asimismo, la mejora continua se aplica a todos los procesos de una organización, incluyendo al de auditoría interna y control interno. Por ello, la auditoría interna tiene la responsabilidad de velar por la mejora continua en todas las áreas, procesos, productos y servicios de una compañía, entre otros aspectos para que sea competitiva en el mercado. Es una actividad estratégica y clave en cuanto a prevención. UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA UNIDAD DE POSTGRADO 9 Uno de los mayores desafíos es añadir cada vez más valor agregado a su función. No solo debe participar activamente en la evaluación del control interno y la detección del fraude. Cabe destacar que la falta de control interno es citada como la debilidad más importante que contribuye al fraude. El mayor número de casos se produce en el área de contabilidad, ya sea manipulando pagos o facturaciones falsas, entre otros. Los mayores importes se ven en la alta dirección como ser corrupción, facturas falsas, reembolsos de gastos entre otros. Comenzando el siglo XXI, en el marco de un buen gobierno corporativo, sistema a través del cual las corporaciones empresariales son dirigidas y controladas, la auditoría interna debe aportar buenas prácticas para las organizaciones, fiabilidad y confianza en los sistemas de control interno, salvaguardar activos y el ahorro de costos, impulsar el cumplimiento de la estrategia, siendo una conexión entre los diferentes elementos del gobierno corporativo, supervisar leyes y normativas y ser un facilitador de la gestión de riesgos. La auditoría interna es un ente fundamental que dada su importancia debería existir en todas las organizaciones, con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento de los procesos, para de esta forma hallar óptimos resultados; que conllevaría a que las organizaciones logren ser más eficientes, más eficaces y mucho más efectivas; de esta manera generar que sus empleados sean lo suficientemente productivos. UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA UNIDAD DE POSTGRADO 10 La Auditoria logra mantener la estabilidad y permite que los administradores tengan sus ojos puestos en cada una de las actividades, lo que significa no solo corregir sino en algunos contextos prevenir y hasta prever diversas situaciones que se pueden presentar dentro de la organización, teniendo en cuenta el riesgo inherente al que está expuesto cada tipo de negocio. Una de las variables a sustentar; no solo es la existencia de los controles dentro de las organizaciones, los manuales, el seguimiento sino además es el tipo de auditoría que se aplica para cada caso; actualmente no existe un estándar que permita identificar un modelo a seguir para desarrollar una auditoría interna. El apoyo que ofrece un departamento de auditoría dentro de las organizaciones privadas es invaluable, dado que las personas que ejercen funciones dentro de la compañía están inmersas en el proceso y desde ese punto es difícil detectar errores o prever situaciones que solo personal capacitado y que no está contaminado con el proceso puede percibir; es de aclarar que la auditoría interna no es un ente policial que busca errores para enaltecer su trabajo , sino que por el contrario esta es una institución que apoya a las organizaciones , para que estas sean más productivas , más eficaces y más eficientes; entiéndase que la auditoria es una unidad que pertenece a la compañía y por lo cual solo busca el bien común para llegar a resultados óptimos que se reflejen en las utilidades y en el crecimiento del negocio sea cual fuere su objeto social. Muchas empresas han dejado de existir como producto de sus falencias en el control interno, y en la falta de una auditoría interna que evalúe eficazmente la misma. La falta de buenos controles internos (no meramente normativos, sino aplicados) no sólo han dado lugar a estafas o defraudaciones (sea esta por UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA UNIDAD DE POSTGRADO 11 parte de ejecutivos, empleados o clientes), sino también a graves errores en materia de decisiones producto de graves errores en materia de información. Ahora bien, cuando de custodia de activos o patrimonios se trata, la auditoría interna tradicional pone todo su acento en los activos físicos, derechos y obligaciones de las empresas, dejando desprotegidos activos tan valiosos como lo son los clientes y sus niveles de satisfacción, el personal y su capital intelectual, y la calidad de los bienes y servicios producidos por la empresa. Otro aspecto muy importante es la ubicación de la Auditoría Interna dentro del marco organizativo en cuanto a su grado de independencia. Que la Gerencia o Departamento de Auditoría Interna quede a un nivel de negociación o presión, impide alcanzar los objetivos que motivan su razón de ser. En la nueva visión de la auditoría interna, ésta debe estar integrada a la Gestión Total de Calidad haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión a los efectos de lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios. El cambio es la única constante en nuestros días, todas las organizaciones experimentan grandes cambios en su entorno y se encuentran obligadas a formular serios replanteamientos en su actuación para hacer frente a la evolución de los mercados abiertos donde prevalece una competencia cada vez más dinámica, o de lo contrario, corren el riesgo de desaparecer. UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA UNIDAD DE POSTGRADO 12 Las organizaciones con éxito, por su parte, incrementan el cambio por medio del desarrollo de nuevas estrategias, estructuras, procesos y tecnologías. En este aspecto, es claro que los auditores internos no están ajenos a este hecho, puesto que ellos forman parte de la misma empresa. El cambio es la única constante en nuestros días, todas las organizaciones experimentan grandes cambios en su entorno y se encuentran obligadas a formular serios replanteamientos en su actuación para hacer frente a la evolución de los mercados abiertos donde prevalece una competencia cada vez más dinámica, o de lo contrario, corren el riesgo de desaparecer. Las organizaciones con éxito, por su parte, incrementan el cambio por medio del desarrollo de nuevas estrategias, estructuras, procesos y tecnologías. En este aspecto, es claro que los auditores internos no están ajenos a este hecho, puesto que ellos forman parte de la misma empresa.