Reglamento de administración documental y archivos de historias clínicas de Caja de Salud de la Banca privada

Abstract

En el marco de la legalidad las prácticas profesionales médicas tanto en el área de salud pública como privada están basadas en la relación médico-paciente de las cuales derivan derechos y deberes recíprocos entre ambos reflejada en la historia clínica del paciente y el comportamiento medico ético y legal del profesional. La actual demanda de servicios en salud nos refleja un panorama distinto de lo que realmente se consideraba la administración documental en esa área, puesto que hoy en día está sufriendo cambios fundamentales en cuanto a su manejo y aplicación, esto debido principalmente a la constante dinámica entre archivos y consultorios tanto de instituciones públicas como privadas.

Dentro de un Archivo de Historias Clínicas se forjan estrategias basadas fundamentalmente en técnicas y principios de administración documental, que pueden ser comprendidos, conocidos y aplicados con rapidez y de forma oportuna en la entrega documental, reflejados en la eficiencia y no en el conocimiento empírico que actualmente se manifiesta en la atención al asegurado en cualquier institución de Salud. Para este caso la historia clínica además de ser un documento único es aquel que refleja, no sólo la práctica médica o acto médico, sino también el cumplimiento de algunos de los principales deberes del profesional en salud respecto al paciente convirtiéndose en la prueba documentada que evalúa el nivel de la calidad de atención al afiliado. Desde el punto de vista médico, ético y legal se valorará la oferta de servicios de salud partiendo de la gestión de calidad, el buen diligenciamiento de todos los procesos y procedimientos, y la organización documental que satisfaga al servicio médico integrado, enfatizados en la adecuada custodia documental, puesto que siendo poseedores de gran valor legal es necesario velar por la seguridad y confidencialidad que requiere. El Sistema de Gestión Documental y Administración de Archivos diseñado para el presente Proyecto de Grado enfocado en el Área de Historias Clínicas de La Caja de Salud de La Banca Privada se realizó con el fin de implementar un mecanismo de acción y control para la organización de la documentación y el movimiento de las mismas entre el recurso humano habilitado para este fin,desarrollando un servicio integrado uniforme y organizado que parta del Reglamento de Administración Documental y Archivos, pudiendo este mejorar la calidad funcional de su ambiente de trabajo, con las fases propias del ciclo de vida de su documentación. Planteando la adecuada administración documental y de Archivos con el que debe contar cada Unidad de Historias Clínicas a Nivel Nacional para el manejo y tratamiento de Expedientes, Carpetas Familiares y Soportes físicos relacionados con la actividad médica, acorde a la necesidad de la Institución y adecuado para la conservación física de los mismos. Por medio del Reglamento de Administración Documental y Archivos se podrá también guiar al Recurso Humano habilitado para esta función, puesto que éste explicara las fases del circuito, basada en directrices de movimiento para identificar cada una de sus etapas pudiendo lograr finalmente debida organización y custodia en cada uno de sus ciclos. Finalmente se podrá contar con un circuito cerrado e independiente en la administración documental único para el comportamiento de Historias, Expedientes Clínicos y soportes físicos relacionados que se encuentren en las fases adecuadas para el archivo de Historias Clínicas de la Caja de Salud de la Banca Privada a nivel Nacional.