Análisis de inventario y codificación técnica de activos fijos en la Procuraduría General del Estado Plurinacional

Abstract

Los activos son los bienes, derechos y otros recursos de los que dispone una empresa, pudiendo ser, por ejemplo, muebles, construcciones y equipos informáticos. También, se incluirían aquellos de los que se espera obtener un beneficio económico en el futuro y susceptibles de valoración monetaria. Los activos se clasifican en Activo Corriente (bienes o derechos que se espera convertir en dinero en el corto plazo). Activo No Corriente (constituido por las inversiones permanentes de la entidad). Los activos fijos son bienes que una empresa utiliza de manera continua en el curso normal de sus operaciones; a aquellos de naturaleza permanente, con una vida útil superior a un año y un valor relativamente significativo representan al conjunto de servicios que se recibirán en el futuro a lo largo de la vida útil de un bien adquirido. El objetivo de la administración de activos fijos, es establecer lineamientos y controles administrativos que permitan optimizar la disponibilidad, el uso, conservación, el control físico-valorado del activo fijo y la minimización de los costos de sus operaciones de los bienes de uso en las entidades públicas, en base a las disposiciones legales, técnicas y contables, que permita generar información confiable para la toma de decisiones respecto a futuras adquisiciones, mantenimientos, reparaciones, disposición o baja y así alcanzar un manejo eficiente de los activos fijos. La Procuraduría General del Estado es la institución de representación jurídica pública que tiene como atribución promover, defender y precautelar los intereses del Estado. Existen varias normas y leyes que rigen a la Procuraduría Publica del Estado Plurinacional la primera es la Constitución Política del Estado, Ley N° 064 Ley de La Procuraduría General del Estado”, Decreto Supremo N° 0181 de 28 de Junio de 2009 Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios NB-SABS esta última hace referencia a las prohibiciones de los servidores públicos sobre el uso de activos fijos entre las más importantes están el usar los bienes para beneficio particular o privado. Prestar o transferir el bien a otro empleado público. Enajenar el bien por cuenta propia. Dañar o alterar sus características físicas o técnicas. Poner en riesgo el bien. Es por esa razón que se debe de tomar en cuenta los conceptos y pasos para seguir un inventario. El inventario representa la existencia de bienes almacenados destinados a realizar una operación, sea de compra, alquiler, venta, uso o transformación. La toma de Inventarios es una parte de los controles administrativos a ser implementado por el Responsable de Activos Fijos este desarrollará reglamentos, procedimientos, y/o instructivos para el recuento físico de los activos fijos, en los que considerarán inventarios periódicos, planificados y sorpresivos, con los objetivos de establecer con exactitud la existencia en depósito, mantenimiento y desuso. El inventario debemos realizarlo en aplicación a las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas y otra normativa vigente en el país, determinando el valor actual, la vida útil futura. Para realizar un inventario de activos fijos primero se debe contar con un Manual de Activos Fijos, El primer paso para el proceso de inventario es planificar, luego realizar el relevamiento de información y una estrategia de inventario, zonificación, cronograma de trabajo y conformación de grupos, para luego realizar el diseño y validación de formularios de inventarios. La descripción del Activo que se va a Inventariar es muy importante tomar en cuenta descripciones y características como ser material, medidas, marca, etc. Para determinar el estado de conservación del activo se deberá determinar con los criterios de bueno, regulas, malo en uso y malo en desuso y baja. El registró digital de fotografías de activos es una medida de verificación, el registro de la información consolidación de información y conciliación de Activos en esta etapa podemos consolidar informáticamente toda la información recabada durante el inventario, evaluándose su consistencia y razonabilidad, y se procederá a conciliar el mismo con los estados de cuenta del vSIAF depurados. La codificación nos señala que consiste en asignar un símbolo a cada rubro de bienes o materiales, para permitir: a) Su clasificación; b) Su ubicación y verificación; c) Su manipulación. Por último, los activos fijos serán identificados con un sticker autoadhesivo siempre de alta calidad, el mismo que será aplicado en lugar visible y estético.