Análisis y descripción de la importancia del manual de archivo de documentos y videncias contables y sus procedimientos para las Unidades de Archivo Contable de los Gobiernos Autónomos Municipales

Abstract

Análisis y Descripción de la Importancia del Manual de Archivo de Documentos y Evidencias Contables y sus Procedimientos Para las Unidades de Archivo Contable de los Gobiernos Autónomos Municipales” El presente trabajo encuentra sus bases en el Reglamento para el “Plan Excepcional de Titulación Para Antiguos Estudiantes no Graduados”, de la Carrera de Contaduría Pública, Facultad de Ciencias Económicas y Financieras de la Universidad Mayor de San Andrés. Se aborda este tema debido a que en muchas entidades públicas como también en empresas y/o organizaciones privadas, aunque en menor escala, muestran deficiencias en la gestión documental y administración de archivos, en especial en los Gobiernos Autónomos Municipales de áreas rurales, incluso hace gestiones atrás antes que se promulgue la Ley No. 004 de 31 de marzo de 2010, la mayoría de los alcaldes se lo llevaban todos los documentos, estos hechos seguramente han sido motivados por falta de documentos que respalden operaciones financieras o en otros casos los documentos que soportan los gastos han sido insuficientes. Los documentos de acuerdo a su naturaleza y origen poseen valores primarios y segundarios durante el ciclo vital de la documentación. En la edad activa el documento tendrá valor administrativo, legal, fiscal, contable y técnico debido a que su uso será continuo o frecuente, en cambio en la edad semiactiva los documentos van perdiendo valores primarios y adquieren valores históricos, culturales, de investigaciones y científico. También es evidente el desarrollo de la gestión administrativa en las instituciones de nuestro país, conlleva a un incremento considerable de documentos que se producen y se tramitan a diario, no solo en soporte papel sino en soporte electrónico. Esta situación es notable en muchas instituciones, pero cuyos documentos lamentablemente no son organizados y gestionados con criterios archivísticos pertinentes y causa de esto mucha información corre el riesgo a desparecer. La organización documental es el proceso mediante el cual se estructura una institución pública o empresa privada, para que cumpla su función primordial que es la de informar. La organización del archivo entre sus objetivos es proporcionar una estructura lógica de fondo documental, facilitar la localización de los documentos y conservar la documentación de acuerdo a su ciclo vital. Los documentos en sector público cualquiera sea su fuente de soporte son concebidos como aquel testimonio de hechos y actos realizados en el ejercicio de sus funciones de los Servidores Públicos en relación de dependencia con alguna entidad pública. Esos documentos forman parte de los activos de cualquier entidad y se constituyen en memoria colectiva, y como tal toma importancia para su pervivencia y buen funcionamiento. Dado la importancia de los archivos de documentos, nace la ciencia de la Archivística que se ocupa de la teoría, la metodología y la práctica relativas a los archivos, su naturaleza, sus documentos y sus funciones, entre ellos la accesibilidad a la información por medio de la gestión y estudio de los archivos en sus fases de: identificación, clasificación, descripción y conservación. La archivística forma parte de la historia de archivos, legislaciones archivísticas, la profesión archivística, la terminología archivística, la teoría archivística, el estudio de la generación de la información, estudio de producción de documentos, la aplicación de las técnicas archivísticas entre otros. Para estructurar un sistema de descripción archivística se debe necesariamente tomar el principio de procedencia de la documentación. De ahí su importancia del documento que es inédito único e irrepetible, aunque exteriormente se pueda parecer mucho a otros de su misma serie, esta característica lo distingue de los libros o los periódicos, de los que existen muchos ejemplares comunes. En particular, dentro de los Gobiernos Autónomos Municipales se tienen un vasto de tipos documentales conformados en series y expedientes como ser: Correspondencias emitidas y recibidas, Hojas de Ruta, Informes Técnicos, Financieros, Legales, Notificaciones, Memorándums, Circulares, Instructivos, Resoluciones Administrativas, Decretos Ediles, Municipales, Planes Operativos Anuales, Planes Estratégicos Institucionales, Planes Territoriales de Desarrollo Integral, Manuales, Reglamentos, Informes de Auditorias, Planillas de Avance de Obras, Actas de Conformidad, Formularios de Ingreso a Almacenes, Actas de Entrega, Estudios de Diseño Técnico de Pre inversión, Reportes SICOF, etc. Estos documentos serán sujetos del tratamiento archivístico reflejadas en normas específicas de cada entidad. Para el análisis y descripción de la importancia del manual de procedimientos para los Gobiernos Autónomos Municipales se debe tomar en cuenta las disposiciones legales para el efecto debido a que en el sector público las acciones de los servidores públicos tienen que necesariamente enmarcarse en las normas legales externas e internas de una entidad. Bajo estos criterios deben elaborarse cualquier instrumento de control interno que busque mejorar la gestión documentaria y su tratamiento archivístico.