Análisis del sistema automatizado de control interno para el área de caja del Centro de Especialización Técnica Rosendo Villa SRL.

Abstract

El Centro de Capacitación Técnica Rosendo Villa SRL., se encuentra ubicado en la Ciudad de El Alto del Departamento de La Paz, exactamente en la Av. 6 de marzo #335 Piso 2 entre calles 2 y 3 zona Villa Bolívar A. Su estructura organizacional esta seccionada en dos grupos: el grupo académico y el administrativo. Este segundo grupo conformado por su respectiva división estructural jerárquica, entre las dependencias administrativas se encuentra la oficina de caja, siendo esta responsable de realizar los procesos administrativos como: inscripciones, apertura, manejo y cierre de caja chica, pago a proveedores, comprobantes de nóminas, retiro de viáticos entre otras. El Centro de Capacitación Técnica Rosendo Villa SRL., como parte del sistema educativo de capacitación técnica prepara a estudiantes en distintas áreas laborales, por lo cual tiene una matrícula estudiantil amplia y por ende una planta extensa de docentes, personal administrativo y de servicio, lo que genera un gran volumen de trabajo en el área de caja. Por lo que se analiza un sistema de control interno para el área de caja del Centro de Capacitación Técnica Rosendo Villa SRL., en este sentido se hizo énfasis en el enfoque de lo que es Sistema, que proporciona un marco de referencia para un panorama optimizado a corto plazo y para la toma de decisiones a través de la utilización de técnicas administrativas para la implementación de un correcto control interno para el manejo de Caja del Centro, que actualmente se desarrolla de manera informal. Entonces la Dirección del Centro, depende del sistema de control interno administrativo y contable para la obtención de los datos financieros y operativos en los cuales pueda basar sus planes y decisiones operativas, tanto a largo plazo como los inmediatos. Podemos indicar también, que un sistema automatizado, es un conjunto complejo de interacciones entre las partes, componentes y procesos que lo integran, que abarcan relaciones de interdependencia entre dicho complejo y su ambiente de aplicación. Por lo cual la estructura del sistema de control interno, incluye el desarrollo de los requerimientos de información de entrada, salida, reportes y control de efectivo, serán implantados de forma tal que ayudarán y soportarán el funcionamiento del mismo. Entonces cabe destacar que la estructura del sistema automatizado, ayudara a la detección oportuna de errores a fin de que el personal directivo, aplique los correctivos necesarios. Además de todo lo expuesto, es importante conocer otros datos relevantes respecto a todo sistema que se consideran fundamentales: Debe ser un sistema bien diseñado, comprensible y exhaustivo. -Si está realizado de la manera correcta permitirá acometer un completo control de la contabilidad de la Institución al tiempo que facilitará la toma de decisiones que sea adecuada en cada momento. -Muchos y variados son los objetivos que se intentan alcanzar al realizar un sistema automatizado. No obstante, entre los mismos destacan los siguientes: predecir los flujos de efectivo, ejercer control sobre las operaciones de la institución en cuestión, apoyar a los administradores en sus funciones, ayudar a la elaboración de estadísticas, facilitar la toma de decisiones respecto a nuevos proyectos y rumbos empresariales… -Para que pueda serle de gran utilidad a quienes están al frente de la institución, se establece que es imprescindible que todo sistema sea comprensible, útil, neutral, totalmente verificable… El concepto de sistema suele asociarse al programa informático que permite registrar la información. El software contable cuenta con diferentes módulos para que una empresa pueda llevar sus libros y balances de manera digital y con herramientas que facilitan los cálculos. Por último, se tomó en cuenta las siguientes características que todo buen sistema debe poseer, tales como: oportunidad, coordinación, responsabilidad, costo y flexibilidad. En lo referente a la metodología, se aplicaron los siguientes pasos: la investigación analítica preliminar para la comprensión de la situación actual del manejo de Caja del Centro y, una investigación de tipo documental para el análisis del sistema automatizado de control interno para el área de caja.