Sistema de control y gestión de servicios. Caso: Fundación Nuevo Día

Abstract

La Fundación Nuevo Día, es una Organización No Gubernamental que trabaja con una población de niños, adolescentes, jóvenes trabajadores en la calle. La Fundación presta diferentes servicios, dedicados exclusivamente a una población carente de recursos, organización, capacitación y otros que son fundamentales para su diario vivir, entre los servicios se encuentran los de alimentación, medicina, apoyo educativo y capacitación en el área de computación y metal mecánica. La Fundación como cualquier otra institución tiene la necesidad de desarrollar e implementar un sistema de información que permita realizar el control y seguimiento de sus beneficiarios de manera eficiente, permitiendo generar informes detallados a entes financiadores. Cuenta con una población de aproximadamente de 250 beneficiarios, registrados en carpetas, donde estos no están organizados ni actualizados. Para realizar la búsqueda de datos de algún beneficiario se demora 5 minutos, lo que ocasiona perdida de esfuerzo laboral. No cuenta con un mecanismo de control y seguimiento de los servicios que ofrece y en los productos que se adquieren para el almacén, añadiendo a estas la información presenta inseguridad y el libre acceso a los mismos. El sistema de información esta compuesto por cuatro módulos; Beneficiario, que realiza el seguimiento desde la inscripción, asistencia, capacitaciones y el nivel nutricional que el beneficiario posee, Servicio, encargada del control y seguimiento de los servicios que se hacen uso los beneficiarios, Producto, permite tener un control eficiente de los productos y víveres que cuenta el almacén y por ultimo el modulo de Generación de Informes/Reportes. Para el desarrollo del sistema se empleo la metodología Estructurada, cabe mencionar que la Fundación cuenta con los recursos tecnológicos para la implementación del presente sistema, esta, responde a las necesidades para mejorar el control de los servicios, productos y el seguimiento a los beneficiarios de la Fundación. Apoyando a cada una de las unidades de la Fundación, en el sentido de optimizar los informes, realizándolas con mayor frecuencia, para así mostrar un nivel elevado de credibilidad con organizaciones similares, resolviendo los problemas de la institución de una forma adecuada y actualizada, reduciendo considerablemente el tiempo empleado en los procesos manuales.