Software de emisión de documentos académicos y administrativos Caso: Facultad de Ciencias Puras y Naturales

Abstract

El desplazamiento de las distintas organizaciones hacia la Web ha traído en la actualidad una constante evolución en las aplicaciones Web. La transferencia de información confidencial y ejecución de procesos online, entre otros, exigen funcionalidad, confiabilidad, usabilidad y eficiencia como algunas de las características principales de calidad.

Por esta razón el uso de herramientas web para el desarrollo de sistemas en Instituciones Públicas y Privadas se ha vuelto en un recurso indispensable para la imagen de la institución puesto que muchos proyectos presentan información estática y poco amigables para el usuario no pudiendo interactuar dinámicamente con los sistemas, mientras que instituciones que ya adoptaron este tipo de metodologías prestan servicios con mayor comodidad, versatilidad y seguridad a la hora de poder realizar un servicio. Los usuarios finales ya no tienen la necesidad de acudir a las instituciones directamente, basta con tener acceso al servidor de datos de la institución para poder obtener los servicios requeridos por el usuario con cualquier dispositivo que tenga acceso a la red, de tal forma que facilita la obtención de información al instante.

En consecuencia la Facultad de Ciencias Puras y Naturales (F.C.P.N.) realiza diferentes procesos para la certificación a los estudiantes cuando estos concluyen su estudios, este es un trámite que pasa por kárdex de las diferentes Carreras que realizan la recepción de las solicitudes de los estudiantes, los kardixtas llenan un formulario de forma manual y corroboran las materias aprobadas ingresando a otro sistema académico SIGAF1 y a su vez verifican las materias en actas de acuerdo al plan de estudios actual, concluido este proceso emiten un informe de solicitud ya sea de “Conclusión de Estudios y/o Título Académico”, para posteriormente enviarlos de forma digital y física al área de Decanato.

En todo este proceso el estudiante no sabe en qué situación está su trámite, lo que trae como consecuencia un retraso para su titulación de grado. Entre otras tareas también se tiene la organización de otros tipos de documentos, circulares, actas, informes HCF, entre otros, mismos que pasan a las diferentes unidades de la F.C.P.N., algunas en formato físico y otras en formato digital, mismos que son enviados vía correo electrónico. En este punto el remitente no garantiza el buen envió del documento adjunto puesto que no existe un control o filtrado de correos electrónicos mismos que pueden ser detectados como correo basura entre los servidores Web. Uno de los objetivos de la F.C.P.N., es agilizar los procesos anteriormente mencionados, en las diferentes unidades pertenecientes a la Facultad, y facilitar el trabajo a los administrativos y a la población estudiantil en las seis carreras de la Facultad.

En este sentido el presente trabajo pretende desarrollar un “SOFTWARE DE EMISIÓN DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS Y ADMINISTRATIVOS” (SEDAA) que permitirá realizar un mejor control en la emisión de los informes correspondientes a cada Carrera de la Facultad reduciendo2 notablemente los tiempos en cuanto a procesos manuales y llenado de formularios académicos y administrativos. Así como la correcta manipulación en cuanto al envió de los correos facultativos a las diferentes unidades de la F.C.P.N.