Control interno, una herramienta esencial para prevenir, eliminar o mitigar el fraude en la Administración Pública

Abstract

Hoy en día, diseñar y establecer controles internos es de suma importancia en especial en un medio donde se tiene luchar con la perdida de integridad, valores éticos y desatinada práctica profesional. Pues por absurdo que parezca tiene un alto impacto económico ya que debido a estas carencias se ha anidado en la Administración Publica nefastos hechos Fraudulentos, desnudando una vez más la falta de Controles Internos Adecuados. Precisamente la razón por la cual se invita al lector a retroalimentarse sobre la importancia de fortalecer estos conceptos básicos de Control Interno, sus componentes y los aportes beneficiosos que estos brindan. Ya que el correcto uso de esta herramienta puede mitigar los Riesgos de Fraude, acciones que parecen tan “obvias”, y se las deja de lado, se convierten en controles básicos que están orientados a mejorar la eficacia y eficiencia en el Proceso de Control Interno. Es decir, las MAE´s de las entidades públicas deben estar al pendiente de que existan políticas y procedimientos adecuados y suficientes con respecto a los riesgos de fraude, así como, realizar el respectivo seguimiento a una supervisión permanente mediante reportes que se emitan de las diferentes áreas de las entidades, en la actualidad los sectores más vulnerables son el Sistema de Administración de Personal y Sistema de Adquisición de Bienes y Servicios, enfocándose en las actividades más importantes que realizan dichas entidades: efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, ventas, compras, etcétera. Cuantas veces no ha surgido la siguiente cuestionante: ¿Cómo asegurar que una empresa se encuentra fuera de peligro ante los fraudes?, Será oportuno diseñar una herramienta y manejarla correctamente para mitigar la probabilidad de acontecimientos de Fraude, para lo cual La Red Global de Conocimientos en Auditoría y Control Interno AUDITOOL se recomienda diez reglas para prevenir hechos fraudulentos en toda institución pública o privada. Estas son reglas básicas de control interno que prevén o disminuyen las posibilidades de un delito como ese. Conciliaciones bancarias diarias. El 80 por ciento de las operaciones de una empresa recaen en ingresos y egresos, por lo cual, controlar en forma diaria estos movimientos, es un gran avance, Manejo de “cortes diarios de operación”. si en una empresas o institución hay cortes de caja diarios. Sugerimos aplicar tres tipos de cortes: a) El de caja y cuentas por cobrar, b) El de cuentas por pagar y c) El de inventarios, proporciona mayor información y prevé planificar su tratamiento. Inventarios selectivos y/o cíclicos. En la gran mayoría de las empresas no se llevan a cabo inventarios de mercancías y/o activos fijos, por “no parar las actividades” o por el tiempo que representa, es ideal pues dará la pauta para apreciar donde se requiere mayor supervisión. Cortes de formas. Es un complemento a los cortes de operación y consiste en llevar un control diario de folios de facturas, notas de crédito, cheques, pólizas, recepciones de compra, tiras de cambio y devoluciones. Esta medida nos previene del mal uso de los documentos en forma interna. Confirmación de saldos de clientes y/o proveedores. Permite asegurar que los pagos a los proveedores de suministros no se dupliquen gastos por el mismo concepto. Arqueos de cartera y cuentas por pagar. Periódicamente es necesario llevar a cabo una revisión documental de las cuentas por cobrar de clientes y los pasivos de los proveedores. Investigación del personal. Es importante saber con quién trabajamos y se sugiere completar los expedientes del personal y aplicar un estudio socioeconómico. Revisión de deudores diversos. Se aconseja que cada mes se revisen las cuentas de deudores diversos y gastos a comprobar y evitar doble reembolso de pago de facturas, así como el seguimiento de la comprobación de gastos. Revisión de nóminas. El gasto más importante en una empresa son los sueldos, por lo que revisar este rubro permite asegurar que no haya aviadores, pago de sueldos a favor de persona, pago de percepciones adicionales sin autorización de la administración. Revisión de pagos de impuestos. Este concepto implica el manejo de dinero, en ocasiones nos llevamos sorpresas al conocer que el reporte recibido de pago de impuestos no coincide con el registro contable, sugerimos que se elabore un resumen de pago de impuestos por concepto y periodo. La integridad y los valores éticos perfeccionan el proceso de control interno limitando la posibilidad de existencia de fraudes ocasionados por abusos de poder o confabulación que las actividades de control no pueden prevenir. El proceso de control interno es diseñado y ejecutado por los servidores públicos; razón por la cual, se necesita una clara determinación y concientización de las pautas éticas.